Proporre un viaggio studio all’estero è un’opportunità preziosa per i tuoi studenti: non solo imparano l’inglese in un contesto autentico, ma crescono come individui, imparando a muoversi in ambienti internazionali e a sviluppare autonomia.
Però, per convincere i genitori ad accogliere l’idea di mandare i propri figli in vacanza studio all’estero, è essenziale organizzare una riunione ben strutturata, capace di rispondere alle loro domande e, soprattutto, ai loro bisogni più profondi.
In questa guida ti spieghiamo come prepararti al meglio, quali tecniche di presentazione utilizzare, come affrontare le obiezioni e perché il follow-up è fondamentale.
1. Pianifica con cura la riunione
Definisci un obiettivo chiaro: L’obiettivo principale della riunione è convincere i genitori che il viaggio studio è un investimento di valore per il futuro dei loro figli. Devi trasmettere un messaggio di fiducia, chiarezza e sicurezza.
Prepara materiali accattivanti: Assicurati di avere materiale visivo che supporti la tua presentazione.
Può trattarsi di:
- Slide con immagini delle destinazioni e dei programmi.
- Video che mostrano esperienze di altri studenti.
- Una brochure dettagliata da consegnare ai genitori alla fine della riunione.
Scegli il momento giusto: Organizza la riunione in un orario che sia comodo per i genitori, come il tardo pomeriggio o la sera. Cerca di rispettare la loro disponibilità e impegni.
2. Tecniche di presentazione efficaci
Crea una connessione emotiva: Apri la riunione con un breve racconto personale o un aneddoto coinvolgente su esperienze passate di viaggi studio. Ad esempio: “Ricordo ancora il primo viaggio studio che ho organizzato: vedere i ragazzi tornare con un inglese fluente, più sicuri di sé e con nuove amicizie internazionali è stato incredibile.”
Condividere storie positive aiuta i genitori a immaginare i benefici concreti per i loro figli.
Struttura il messaggio in modo chiaro: Segui uno schema che renda la tua presentazione facile da seguire:
- Introduzione: Spiega perché il viaggio studio è importante per la crescita personale e accademica dei ragazzi.
- Programma dettagliato: Descrivi attività, escursioni, lezioni e modalità di alloggio.
- Sicurezza e assistenza: Rispondi alle loro principali preoccupazioni.
- Benefici a lungo termine: Sottolinea come questa esperienza aiuti a sviluppare competenze linguistiche e sociali indispensabili per il futuro.
Mostra dati concreti: I genitori vogliono certezze. Presenta dati che dimostrino il valore del viaggio, ad esempio:
- Percentuali di miglioramento delle competenze linguistiche degli studenti che hanno partecipato.
- Testimonianze di altri genitori e studenti.
- Riconoscimenti o accreditamenti della scuola partner all’estero.
Mantieni il coinvolgimento: Fai domande aperte durante la riunione per coinvolgere i genitori e stimolare la loro partecipazione. Ad esempio: “Quali competenze vorreste che vostro figlio acquisisse durante questo viaggio?”
3. Rispondere ai bisogni inconsci dei genitori
I genitori, spesso inconsapevolmente, cercano rassicurazioni su tre bisogni fondamentali:
- Sicurezza: Vogliono sapere che i loro figli saranno al sicuro.
- Spiega in dettaglio le misure di sicurezza: chi accompagnerà i ragazzi, le strutture di alloggio, i numeri di emergenza disponibili 24/7 e le procedure per eventuali imprevisti.
Autonomia controllata: Vogliono che i figli crescano, ma senza correre rischi. Sottolinea che il viaggio è un’esperienza autonoma, ma supervisionata in ogni momento da professionisti qualificati.
Risultati tangibili: Vogliono vedere un ritorno sull’investimento. Spiega come il viaggio migliorerà le competenze linguistiche e offrirà ai ragazzi un vantaggio competitivo per il futuro.
4. Affrontare obiezioni comuni
“E se mio figlio si sentisse solo?”: Sottolinea che il viaggio è pensato per creare un ambiente inclusivo, dove tutti gli studenti sono supportati e coinvolti in attività di gruppo. Spiega che i ragazzi stringono amicizie facilmente in questo contesto.
“Non mi fido a mandarlo così lontano.”: Rispondi elencando le garanzie offerte: l’assistenza 24/7, la presenza di accompagnatori qualificati e la collaborazione con partner internazionali accreditati.
“È troppo costoso.”: Parla del valore dell’investimento, evidenziando i benefici a lungo termine, come il miglioramento delle competenze linguistiche, l’autonomia acquisita e l’esperienza culturale unica. Puoi anche proporre piani di pagamento flessibili.
5. L’importanza del follow-up
La riunione non termina quando i genitori lasciano la sala. È cruciale continuare a coltivare l’interesse e rispondere a eventuali dubbi con un follow-up efficace:
- Invia un’email di ringraziamento: Ringrazia i genitori per la loro partecipazione e allega un riepilogo del programma.
Organizza colloqui individuali: Offri la possibilità di incontrarti per discutere di dubbi specifici.
Mantieni il contatto: Condividi aggiornamenti sul programma tramite email o WhatsApp per mantenere vivo l’interesse.
6. Concludi con una call to action chiara
- Non lasciare che i genitori restino indecisi troppo a lungo. Concludi la riunione con una call to action chiara
- Invitali a prenotare entro una certa data per assicurarsi il posto.
- Fai sentire che questa è un’opportunità unica che i loro figli meritano.
Organizzare una riunione con i genitori per proporre un viaggio studio richiede preparazione, empatia e una comunicazione chiara.
Rispondendo ai loro bisogni inconsci, presentando il programma in modo coinvolgente e mantenendo un follow-up attivo, puoi non solo ottenere il loro consenso, ma anche costruire un rapporto di fiducia che renderà l’esperienza memorabile per tutti.
Ricorda, i genitori vogliono sapere che i loro figli saranno al sicuro, che trarranno benefici tangibili e che vivranno un’avventura unica. Con queste strategie, sarai in grado di convincerli che un viaggio studio è una delle migliori decisioni che possano prendere per il futuro dei loro ragazzi.
